اصول سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی
مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHS) برای شرکت ها در هر اندازه و در همه بخش ها اولویت اصلی است. گزارش حوادث جدی یک تعهد قانونی است و کاهش خطرات کارگران یک امتیاز اخلاقی، اخلاقی و قانونی برای همه سازمانها است. به همین دلیل است که شرکتهای بیشتری نسبت به قبل به طور فعال به دنبال راه‌هایی برای بهبود سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی خود هستند یا در صورت نداشتن مقررات فعلی، یکی را پیاده‌سازی میکنند.
سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHS) بین شرکت ها بسیار متفاوت است. برخی از کسب‌وکارها رویکردی کاملاً مبتنی بر کاغذ با کلیپ‌بردها و فایل‌ها دارند، در حالی که شرکتهای دیگر روی نرم‌افزار مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی سرمایه‌گذاری میکنند تا اطمینان حاصل کنند که بهترین تدارکات ممکن را دارند. از آنجایی که مقررات مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی بین شرکت های مختلف بسیار متفاوت است، مقایسه آنها می تواند چالش برانگیز باشد.
مدیریتOHS فرآیندی برای بهبود و اصلاح مستمر است. حتی کسب‌وکارهایی که به خاطر شیوه‌های مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه‌ای (OHS) شهرت بالایی دارند، دائماً کاری را که انجام میدهند بهبود می‌بخشند. بنابراین چگونه می دانید که سازمان شما بهترین سیستم ممکن را دارد؟
یک رویکرد قضاوت درباره مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHS) بر اساس اجزای کلیدی آن است.
پس آنها چه هستند؟
در این پست، 8 جزء کلیدی سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHS) را بررسی خواهیم کرد.
آن ها هستند:
برنامه ریزی
گزارش حوادث
رابط کاربر پسند
آموزش
ارزیابی ریسک
گواهینامه
راحتی
کارایی
1. برنامه ریزی
اولین جزء کلیدی هر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی (OHS) برنامه ریزی است. چه از «بیانیه ایمنی» مبتنی بر کاغذ استفاده کنید یا از نرم‌افزار مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه‌ای (OHS)، برنامه‌ریزی باید سرلوحه همه کارهایی باشد که انجام می‌دهید.
اگر می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که سازمان شما از تمام قوانین و مقررات سلامت شغلی و ایمنی شغلی فعلی آگاه است، برنامه‌ریزی ضروری است.
این شامل مواردی مانند:
برنامه ریزی برای پیشگیری از حوادث و بیماری ها
برنامه ریزی برای شیوه ها، منابع و رویه های خط مشیOHS شما.
برنامه ریزی برای بازبینی خط مشیOHS
برنامه ریزی باید جزء کلیدی هر سیستم مدیریتOHS باشد زیرا نمای کلی روشنی از هزینه های مربوط بهOHS ارائه می دهد و به شما کمک می کند ریسک ها را با اطمینان مدیریت کنید.
2. گزارش رویداد
دومین مؤلفه کلیدی سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی گزارش حوادث است.
یک سیستمOHS باید برای همه اعضای یک سازمان، از مدیریت ارشد گرفته تا کارمندان پایین تر، قابل دسترسی باشد تا بتوانند حوادث را به موقع گزارش کنند.
معمولاً سازمانها از فرم‌های گزارش‌دهی مبتنی بر کاغذ مانند فرم‌های حادثه استفاده میکنند. با این حال، بسیاری از شرکت ها به طور فزاینده ای به نرم افزارهای مبتنی بر ابر روی می آورند، جایی که همه اسناد و فایل ها از راه دور بر روی سرورها ذخیره می شوند.
با نرم‌افزار مبتنی بر ابر، کارمندان میتوانند از هر دستگاه دارای اینترنت (دسکتاپ، موبایل،iOS یاAndroid) برای ایجاد، ذخیره و دسترسی به اسنادOHS سازمان خود استفاده کنند.
گزارش رویداد به این معنی است که کارکنان می توانند:
حوادث و جراحات را گزارش دهید.
خطرات و خطرات را گزارش دهید.
دریافت یادآوری برای تکمیل وظایف خاص
بررسی فرم های خطرات، خطرات و حوادث تکمیل شده (در صورت داشتن مجوز).
اجزای سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای
گزارش رویداد همچنین به مدیریت ارشد و سهامداران کلیدی نیز کمک می کند.
در بالاترین سطوح، گزارش رویداد به روش های زیر کمک می کند:
در مورد حوادث، حوادث و صدمات گزارش شده به ذینفعان اطلاع دهید.
گزارش‌هایی از حادثه ثبت‌شده و گزارش‌های خطر ایجاد کنید.
ارتباط مستقیم با کارکنان برای تفویض وظایف و مسئولیت ها.
آموزش های دریافت شده توسط کارکنان را بررسی کنید.
اطمینان از انطباق و بهبود ثبات در چندین محل.
روش هایOHS را ساده و استاندارد کنید.
راه حل های مقرون به صرفه را تعیین کنید.
به همین دلیل گزارش رویداد دومین جزء کلیدی سیستم های مدیریتOHS است.
3. رابط کاربر پسند
سومین مؤلفه کلیدی سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی این است که یک رابط کاربری واضح و کاربرپسند دارند.
حتی اگر رویکردی کاملاً مبتنی بر کاغذ برای مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی دارید، با فرم‌های گزارش حوادث کاغذی، باز هم باید به این فکر کنید که این فرم چقدر کاربرپسند است.
ممکن است سوالاتی مانند:
آیا کارمندان می توانند به راحتی بفهمند چه چیزی مورد نیاز است؟
آیا دستورالعمل ها واضح و بدون ابهام هستند؟
آیا کارمندان برای استفاده از فرم آموزش دیده اند؟
داشتن یک رابط کاربر پسند برای هر نوع سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی مهم است، اما اگر از نرم‌افزار سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی استفاده می‌کنید یا قصد سرمایه‌گذاری در آن را دارید، بسیار مهم است.
با یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای مبتنی بر نرم افزار، رابط کاربری باید واضح، ساده و شهودی باشد تا کارکنان در هر بار دسترسی به آن مشکلی در تعامل با آن نداشته باشند.
چه از طریق یک مرورگر وب یا از طریق یک برنامه به آن دسترسی داشته باشند، رابط باید به آنها کمک کند تا هر کاری را که نیاز دارند انجام دهند.
وظایف کلیدی عبارتند از:
ایجاد گزارش حوادث
انجام ارزیابی ریسک (راهنمایی ایمنی)
مشاهده اسناد ذخیره شده
مشاهده سوابق آموزشیOHS کارکنان (احتمالاً برای مدیران).
کاربرپسند باید جزء کلیدی هر سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی شغلی مناسبی باشد
4. آموزش
چهارمین جزء کلیدی هر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی، آموزش است. بدون آموزش، سیستمOHS سازمان شما بدون توجه به اینکه چقدر روی نرم افزارOHS سرمایه گذاری می کنید، به راحتی کار نمی کند.
کارکنان آموزش دیده ضعیف می توانند سازمان را در معرض خطر قرار دهند. آنها ممکن است خطرات را از دست بدهند، حوادث را گزارش ندهند و حتی به گونه‌ای عمل کنند که خودشان، همکارشان یا عموم مردم را به خطر بیندازند.
از طرف دیگر، کارکنان آموزش دیده دقیقاً می دانند که چگونه از سیستمOHS سازمان خود استفاده کنند و بخشی از فرآیندهایOHS سازمان خود شوند.
آنها به یک دارایی برای سازمان خود تبدیل می شوند و می توانند به ایمن تر و ایمن تر کردن محل کارشان کمک کنند.
در سطح پایه، همه کارکنان باید آموزش ببینند تا از هر سیستمی که سازمانشان در آن وجود دارد استفاده کنند.
آنها باید بدانند که چگونه:
ایجاد فرم های گزارش حادثه
فرم های تکمیل شده را ذخیره یا بایگانی کنید
اجرای وظایف قابل اجرا (تخصیص داده شده توسط مدیران)
نرم افزار را مطابق با ترجیحات شخصی آنها پیکربندی کنید (در صورت استفاده از نرم افزار مدیریتOHS)
آموزش کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که همه کارکنان دقیقاً می دانند که چگونه وظایف اساسی مانند ایجاد و ارسال گزارش های حادثه را در صورت مشاهده تصادف انجام دهند. بسته به فرآیندهایی که دارید، این ممکن است به معنای دست نویسی یک فرم و ارسال آن به یک سرپرست باشد، یا ممکن است به معنای دسترسی به نرم افزار از طریق دسکتاپ یا دستگاه تلفن همراه و سپس ایجاد فرم ارسال فرم از طریق نرم افزار باشد.
آموزش خوب کارکنان به افزایش سطح تعامل کارکنان کمک می کند و این به میزان زیادی از توانایی سازمان برای دستیابی به اهدافOHS حمایت می کند.
با این حال، آموزش برای مدیران و سهامداران کلیدی نیز مهم است. کارکنان ارشد باید بدانند که چگونه کارهایی مانند:
ایجاد گزارش
تجزیه و تحلیل داده ها
تجزیه و تحلیل روند را انجام دهید
گزارش ها به سازمان ها کمک می کند تا از داده ها برای درک علت حوادث، فراوانی آنها و هزینه های مربوط به آنها استفاده کنند. این به ذینفعان کلیدی داده های لازم را برای کاهش احتمال وقوع حوادث تکراری می دهد. این به یک سازمان کمک می کند تا یک فضای کاری امن برای کارکنان خود ایجاد کند و ریسک ها را با اطمینان بیشتری مدیریت کند.
5. ارزیابی ریسک
پنجمین جزء کلیدی سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی، ارزیابی ریسک است. این بدان معناست که سیستم باید به مدیریت ارشد سازمان کمک کند تا ارزیابی ریسک را انجام دهد و در مورد یک اقدام مناسب تصمیم گیری کند.
اگر سازمان از سیستمOHS مبتنی بر کاغذ استفاده کند، ارزیابی ریسک مستلزم کار دستی بسیار بیشتری برای کارکنان است. برای شرکت‌هایی که از نرم‌افزار سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی استفاده میکنند، بسیاری از این کارها خودکار است.
مثلا:
مدیریت میتواند تمام گزارش‌های خطرات، خطرات، حوادث و آسیب‌ها را همانطور که در زمان واقعی ثبت میشوند، مشاهده کند. سپس نرم‌افزار این داده‌ها را پردازش میکند و گزارش‌هایی را ایجاد میکند که میتواند برای ایجاد یک ارزیابی ریسک یا توسعه یک دوره اقدام بیشتر استفاده شود.
این به طور چشمگیری زمانی را که کارکنان باید برای مدیریت صرف کنند کاهش می دهد و می تواند دقت گزارش ها را افزایش دهد.
به عنوان مثال، با تجزیه و تحلیل علت ریشه، نرم افزار ممکن است تشخیص دهد که تعدادی از حوادث در بخش خاصی از محل یک سازمان رخ می دهد. سپس این نرم‌افزار به مدیریت هشدار میدهد تا ارزیابی‌های ریسک این منطقه را انجام دهد و آنها را به انجام بررسی‌های ایمنی منظم ترغیب کند.
این نرم افزار به مدیران کمک می کند تا حوادث را در کل کسب و کار خود طبقه بندی و مدیریت کنند و استراتژی های مقرون به صرفه ای را به کار گیرند که به مدیریت و به حداقل رساندن ریسک محل کار کمک می کند.
6. گواهینامه
ششمین مؤلفه کلیدی هر سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی گواهینامه است. سیستم باید توسط یک شخص ثالث قابل اعتماد تأیید شود تا از مناسب بودن آن برای هدف اطمینان حاصل شود.
داشتن یک سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای قوی به سازمان کمک می کند تا در بین کارکنان و مشتریان خود اعتماد ایجاد کند.
گواهینامه ها به کارکنان و مردم نشان می دهد که یک سازمان به ایمنی محل کار متعهد است. این کمک می کند تا ثابت کنید که در حال تنظیم یا بهبود روش های خود برای مدیریت خطرات ایمنی و بهداشت شغلی خود هستید.
داشتن گواهینامه رسمی می تواند مجموعه ای از مزایای مهم مانند حفظ کارکنان بهبود یافته، اعتماد مصرف کننده و بهره وری بیشتر را ارائه دهد. در نهایت، این به افزایش درآمد یک سازمان کمک می کند.
7. ارتباطات
هفتمین جزء کلیدی سیستم های مدیریتOHS ارتباطات است. این سیستم باید به کارکنان کمک کند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و به سازمان کمک کند تا ارتباطات را تقویت کند.
چرا ارتباط حیاتی است؟
کارکنان باید در جریان وظایف خود باشند.
آنها باید بتوانند با همکاران و مدیران خود ارتباط برقرار کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
ذینفعان کلیدی باید بتوانند با مدیران و کارکنان ارتباط برقرار کنند تا به آنها کمک کنند تا چشم انداز خود را برای شرکت دنبال کنند.
اما ارتباط از راه های دیگری نیز کمک می کند.
با ارتباط خوب، کارکنان می توانند از تغییرات ایجاد شده در هر سند یا پرونده مطلع شوند.
8. دسترسی به داده ها
هشتمین مؤلفه کلیدی سیستم های مدیریتOHS دسترسی به داده ها است. هر سیستمOHS مقادیر قابل توجهی داده تولید می کند و هدف سیستم مدیریت باید به اشتراک گذاری و استفاده از آن باشد.
برای شرکت‌هایی که از سیستم مدیریتOHS مبتنی بر کاغذ استفاده میکنند، دسترسی به داده‌ها میتواند به سادگی دانستن گزارش‌های رخداد کابینت بایگانی ذخیره شده باشد تا کارکنان بتوانند در صورت لزوم آنها را پیدا کنند.
برای شرکت های متوسط و بزرگ، به ویژه آنهایی که دارای چندین محل هستند، دسترسی به داده ها می تواند چالش برانگیزتر شود. به همین دلیل است که بسیاری به سمت نرم افزار مدیریتOHS مبتنی بر ابر تغییر می کنند.
دیجیتالی کردن اسنادOHS به شرکتها کمک میکند مدلی را ایجاد کنند که به عنوان یک مدل «فرایندهای متصل» شناخته میشود. این امر دسترسی به داده ها را آسان می کند زیرا هر عضو یک سازمان می تواند به جای جستجوی اسناد کاغذی، از ابر به اسناد دسترسی داشته باشد. مدل فرآیندهای متصل به این معنی است که نرم‌افزار میتواند نیازهای مدیریتOHS سازمان را با مکالمه قطعات مختلف داده با یکدیگر برطرف کند.
خب این چگونه کار میکند؟
بیایید بگوییم که یک کارمند یک گزارش حادثه ایجاد و ارسال می کند. در شرکتی که از رویکرد مبتنی بر کاغذ استفاده می کند، وظیفه اطلاع رسانی به مدیریت ارشد بر عهده کارکنان است. با رویکرد نرم افزاری مبتنی بر ابر، همه مدیران و ذینفعان مربوطه بلافاصله مطلع خواهند شد.
نتیجه
اکنون که 8 مؤلفه کلیدی سیستم های مدیریت و بهداشت حرفه ای را مشاهده کردید، در موقعیت مناسبی قرار خواهید گرفت که کدام راه حل به بهترین وجه نیازهای سازمان شما را برآورده می کند.
هیچ «بهترین» راه حل واحدی برای هر کسب و کاری وجود ندارد زیرا هر سازمان نیازها و الزامات منحصر به فرد خود را دارد.
در هر مرحله ای از فرآیند که هستید، چه در حال حاضر سیستم مدیریتOHS را در جای خود دارید و به دنبال شروع آن هستید، یا قبلاً یکی دارید و به دنبال تغییر از یک سیستم مبتنی بر کاغذ به یک الکترونیکی هستید، سیستمی که وارد می شوید.at باید شامل 8 جزء کلیدی باشد که در بالا مورد بحث قرار گرفتیم.
صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید
Read more
